YLEISTÄ
Tapahtuma voi olla messut, markkinat, näyttely tai muu vastaava Keskisuomalainen Media Oy:n järjestämä tilaisuus. Jäljempänä näissä sopimusehdoissa Keskisuomalainen Media Oy:stä käytetään nimitystä järjestäjä.
NÄYTTEILLEASETTAJAT JA TUOTTEET
Ainoastaan ne tuotteet, jotka on mainittu ilmoittauduttaessa ja jotka järjestäjä on hyväksynyt, saadaan asettaa näytteille. Yhteisosastot, jotka järjestäjä on hyväksynyt, voidaan perustaa. Järjestäjällä on oikeus poistaa muut tuotteet sekä sellaiset, jotka voivat olla vaaraksi tai häiriöksi toisille näyttelyasettajille ja yleisölle. Näytteilleasettaja vastaa siitä, että näytteille asetettu tuote ei vaaranna yleisön tai henkilöstön terveyttä. Näytteilleasettaja vastaa siitä, että näytteille asetettavien tuotteiden mahdollisesti edellyttämät viranomaisluvat ovat asianmukaisesti hankitut ja voimassa. Näytteilleasettaja vastaa myös siitä, että tuotteiden näytteille asettamisella ei rikota lakia eikä kolmannen osapuolen oikeuksia.
Järjestäjällä on oikeus rajoittaa näyttelyosaston kokoa tai hylätä ilmoittautuminen. Näytteille asetettuja tuotteita ei saa tapahtuman aukiolo aikana viedä pois osastolta eikä osastoja saa tyhjentää eikä purkaa ennen tapahtuman päättymistä ilman erillistä lupaa.
Elintarvikemyyjät vastaavat itse elintarvikemyyntiin liittyvistä ilmoituksien jättämisestä. Elintarvikkeiden jätteiden kierrätys kts. kohta puhtaanapito.
ILMOITTAUTUMINEN
Tapahtumaan saapuessa tulee ilmoittautua INFO- pisteessä. Ilmoittautumisen yhteydessä jaetaan näytteilleasettaja kortit ja yksi P- lupa/ osasto, näytteilleasettajille varatun pysäköintialueen rajallisuuden vuoksi. Ilmoittautumisen jälkeen opastetaan omalle paikalle, jonka jälkeen paikan rakentaminen voi alkaa. Ajoneuvojen purkaminen tulee suorittaa sille osoitetulla paikalla.
NÄYTTEILLEASETTAJA KORTTI
Näyttelyosaston henkilökuntaa varten tarkoitettujen esittelijäkorttien lukumäärä määräytyy tapahtuma kohtaisesti yleensä 2 kpl. Tyhjiä esittelijä kortteja on saatavilla info- pisteestä. Esittelijäkortti on pidettävä näkyvillä aina tapahtumatiloissa liikuttaessa. Tapahtumasta poistuttaessa/päättyessä kortti palautetaan sille varattuun laatikkoon.
NÄYTTEILLEASETTAJIEN AJONEUVOT
Ilmoittautumisen yhteydessä jaetaan näytteilleasettajien P- lupa, joka on sijoitettava ajoneuvoon näkyvälle paikalla (tuulilasille). Ajoneuvoille osoitetaan pysäköinti paikka. Ajoneuvot on siirrettävä osoitetulle alueelle viimeistää 30 minuuttia ennen tapahtuman aukeamista. Järjestäjä ei voi luvata että kaikkien näytteilleasettajien autot mahtuvat näille alueille.
OSASTOJEN HINNAT
Osastojen hinnat ovat nähtävissä messujen kotisivuilla. Kaikkiin hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero.
OSASTOT
Osastokartat ovat nähtävissä messujen kotisivuilla. Omat seinärakennelmat ja banderollit vastaavat saavat olla max. 250 cm korkeat ja niiden tulee olla siistit, eivätkä ne saa aiheuttaa haittaa tai näkyvyys estettä muille näytteilleasettajille. Edellisestä poikkeaville seinärakenteille järjestäjä osoittaa paikan.
HAVAINTOESITYKSET
Näytteilleasettaja vastaa kaikista tekijänoikeuslain alaisen aineiston esittämisestä aiheutuvista velvoitteista ja että esitettävä materiaali on hyvän maun ja lain mukaista. Musiikki- ja havaintoesitykset eivät saa häiritä naapuriosastoja. Äänenvoimakkuutta valvotaan ja näyttelyosastolla häiriötä aiheuttavat esitykset keskeytetään.
Paljon yleisöä kerääville havaintoesityksille ja niiden yleisölle on varattavissa erillinen tila, joka on erikseen sovittava viimeistään 3 vk ennen tapahtumaa järjestäjän kanssa.
SÄHKÖT
Sähköliittymien hinnat ovat nähtävissä hinnastossa messujen kotisivuilla. Kaikkiin hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero. Sähkön tarpeesta on ilmoitettava varauksen yhteydessä sekä ilmoittautumislomakkeessa. Väärien tietojen antaja on velvollinen korvaamaan sulake- ym. vauriot. Omien viallisten jatkojohtojen käyttöstä aiheutuvat vauriot ovat käyttäjän korvattava. Varomaton halogeenivalaisimien käyttäminen saattaa aiheuttaa palovaaran.
PALO- JA MUU TURVALLISUUS
Paloturvallisuus
Paloturvallisuuden suhteen on noudatettava yleisiä voimassa olevia paloturvallisuusohjeita. Paloturvallisuutta mahdollisesti vaarantavien laitteiden esittelyyn on saatava paloviranomaisten ennakkolupa.
Kaasupullot
Näytteilleasettajien tarvitsemat kaasupullot on ilmoitettava kahta viikkoa ennen tapahtumaa. Järjestäjä vastaa kaasupulloilmoituksesta paloviranomaiselle.
Työturvallisuus
Esityksissä, työnäytöksissä tms. sekä esiteltäessä koneita ja muita teknisiä välineitä on noudatettava työturvallisuuslain ja asetuksia.
Tupakointi
Tupakointi (ml. sähkötupakat) sisätiloissa on kielletty. Tupakointi on sallittu ainoastaan erikseen merkatuilla paikoilla.
Avotuli
Avotulen käyttö tapahtuman sisätiloissa on kielletty. Avotuleksi katsotaan tilanne, jossa tuli tai liekki palaa laitteen ulkopuolella kuten esim. kaasuliedet, keittimet, öljylamput, kynttilät tai vastaavat. Järjestäjä voi myöntää poikkeusluvan, mikäli turvallisuusehtojen katsotaan täyttyvän.
Näyttelytiloissa ei ole rakentamisaikaista vakituista tulityöpaikkaa. Ulkotiloissa käytettävästä avotulesta on sovittava järjestäjän kanssa erikseen. Tulityöntekijältä vaaditaan tulityökortti. Tulitöiden osalta noudatetaan tulityön suojeluohjeita.
Eläimet tapahtumassa
Eläinten tuominen tapahtumaan edellyttää aina ennakkoilmoitusta järjestäjälle sekä järjestäjän suostumusta. Näytteilleasettaja vastaa eläimiin kohdistuvista viranomaismääräyksistä sekä eläinten turvallisesta ja asianmukaisesta esittelystä sekä yleisöön että eläimiin nähden. Eläinten tulee olla yleisötapahtumiin soveltuvia ja tottuneita. Kuljetettaessa eläimiä näyttelytiloissa on järjestelyistä sovittava ennakkoon järjestäjän kanssa.
DATALIITTYMÄ
Näytteilleasettaja tilaa tarvitessaan dataliittymän omalla kustannuksellaan.
PUHTAANAPITO
Järjestäjä huolehtii tapahtuman sisä- ja ulkoalueiden yleisten tilojen puhtaanpidosta.
Näytteilleasettaja, jonka tuote-esittely tai myynti tuottaa jätteitä, on velvollinen huolehtimaan oman alueensa ja lähiympäristön siisteydestä sekä lajittelemisesta. Näytteilleasettaja on velvollinen huolehtimaan näyttelyosastonsa siivouksesta näyttelyosastonsa purkamisen jälkeen. Järjestäjä vastaa tarvittavien roska astioiden hankinnasta (bio- rasva- kartonki ja sekajäte astiat). Mahdollisesta jälkisiivouksesta vastaa näytteilleasettaja (lajittelu)
MYYNTI-/NÄYTTELYTILAN VARAAMINEN
Kauppa on syntynyt ja varaus on sitova, kun varaaja on täyttänyt ilmoittautumis lomakkeen ja osaston paikka + hinta on myyjän kanssa sovittu ja sähköpostilla tai puhelimitse vahvistettu varaajalle. Osastovuokra laskutetaan viimeistään 14 vrk ennen messuja.
Näytteilleasettajien ilmoittautumisaika päättyy 3 viikkoa ennen messuja. Sulkeutumis- ajan jälkeen ilmoittautuminen ainoastaan messutuotannon kautta. Näytteilleasettajaluetteloon (julkaistaan messuliitteessä ja tapahtuman kotisivuilla) saadaan varmuudella tiedot niistä näytteilleasettajista, jotka ovat lähettäneet sähköisen ilmoittautumisen viimeistään 3 viikkoa ennen messuja. Tapahtuman järjestäjä ei vastaa mahdollisista virheistä näyttelyluetteloissa ja muissa painotuotteissa.
Näytteilleasettaja ei saa ilman järjestäjän lupaa vuokrata tai luovuttaa edelleen näyttelyosastoaan tai sen osaa.
Näyttelyosastolla saadaan mainita muun kuin näytteilleasettajan, hänen päämiestensä tai edustajiensa toiminimi vain järjestäjien suostumuksella, jolloin tällaisesta mainonnasta tehdään sivunäytteilleasettajasopimus ja peritään voimassa oleva sivunäytteilleasettajamaksu (100 € + Alv%).
LASKUTUS JA MAKSUEHDOT
Keskisuomalainen Media Oy edellyttää luotollisessa myynnissä yritysasiakkailta y-tunnuksen ja yksityisasiakkailta täydellisen henkilötunnuksen antamista. Asiakkaiden luottotiedot tarkistetaan ennen osanottovahvistuksen lähettämistä. Maksuhäiriömerkinnän tai muun vastaavan syyn vuoksi Keskisuomalainen Media Oy voi edellyttää maksun suorittamista etukäteen ennen osanottovahvistuksen lähettämistä. Maksuehto on 10 pv netto.
Paperilaskun lähettämisestä veloitetaan käsittely- ja postituskulu, joka on yritykselle ja yhdistykselle 7,00 € (+alv) ja yksityishenkilölle 3,00 € (sis. alv). Sähköpostilasku ja verkkolasku veloituksetta. Eräpäivän jälkeinen viivästyskorko on korkolain mukainen. Kaikki maksut on suoritettava viimeistään eräpäivänä. Keskisuomalainen Media Oy on ulkoistanut maksumuistutusten lähettämisen ja perinnän Intrum Justitia Oy:lle. Osaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle, ellei paikanvuokraa suoriteta eräpäivään mennessä.
VARAUKSEN PERUUTTAMINEN
Näytteilleasettajalla on oikeus peruuttaa osallistumisensa sähköpostitse tai puhelimitse ennen tapahtuman alkamista. Mikäli peruutus tapahtuu alle kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, kaikki maksut peritään täysimääräisinä.
VAKUUTUS JA VARTIOINTI
Messujärjestäjällä on järjestäjän laitteista kolmannelle osapuolelle aiheutuvat vahingot korvaava vastuuvakuutus. Myyjät vastaavat itse omalle kalustolleen, muille myyjille, yleisölle tai kiinteistölle aiheuttamistaan vahingoista. Messualue on vartioitu, mutta mukana olevat tuotteet ja rekvisiitta ovat näytteilleasettajan omalla vastuulla. (Ulkoalueella yö-vartiointi tapahtuman aukioloaikojen ulkopuolella)
TIETOJEN KÄSITTELY JA TIETOSUOJA
Järjestäjällä on oikeus käyttää yhteystietoja tietosuojalainsäädäntöä noudattaen, sekä
käyttää yhteystietoja Keskisuomalainen Media Oy:n myynnissä. Näytteilleasettaja vastaa järjestäjälle ilmoittamiensa henkilötietojen oikeellisuudesta tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
OSASTOJEN SIJOITUS
Näyttelyosastopaikka ja osastokartta on nähtävissä messujen verkkosivustolla, jossa ilmaistaan osaston sijainti tapahtumassa. Järjestäjä määrää näyttelyosastojen lopullisen sijainnin ottaen huomioon mahdollisen toimialaryhmityksen ja näyttelytilojen tarkoituksenmukaisen käytön.
Järjestäjä varaa itselleen oikeuden tapahtumakokonaisuuden kannalta välttämättömiksi katsomiinsa muutoksiin tapahtuman valmisteluaikana.
Messuosastojen lopullisen sijainnin määrää messujärjestäjä. Järjestäjällä on oikeus lisätä tai vähentää varattua pinta-alaa 10 %.
OSASTOJEN RAKENTAMINEN JA PURKAMINEN
Näytteilleasettaja vastaa itse osastonsa rakenteista, pöydistä ja kaikista muista osastomateriaaleista. Näytteilleasettaja vastaa että osasto (teltta) on kiinnitetty tai riittävillä painoilla varustettu siten, että siitä ei missään olosuhteissa aiheudu vaaraa. Yli 1000 kg painavien näyttelyesineiden paino/m2 on ilmoitettava etukäteen järjestäjälle. Kaikenlainen kiinnittäminen sisätilojen katto-, pilari-, seinä- ja lattiarakenteisiin on kielletty.
Osastojen pystytyksen saa aloittaa vasta ilmoittautumisen jälkeen, kun lupa on saatu! Viimehetken suoritusten kuitti on esitettävä ilmoittautumisen yhteydessä.
Seniorimessujen ja Joulumarkkinoiden messuosastot tulee rakentaa valmiiksi perjantaina klo 10.00-20.00 välisenä aikana. Elomessujen osastot rakennetaan erillisen aikataulun mukaisesti.
Messuosastojen purkamisen saa aloittaa sunnuntaina aikaisintaan klo 16.00. Autoja ei saa liikutella messualueella messujen aukioloaikana. Nurmikoille ei saa pysäköidä autoja.
Sisäosastot puretaan sunnuntaina välittömästi messujen päätyttyä. Näytteilleasettajien tavarat on poistettava messualueelta sunnuntai-iltana klo 20.00 mennessä. Osastot on luovutettava haltuunottokunnossa. Kaikki jätteet on toimitettava asianomaisiin jäteastioihin.
Näytteilleasettajat pääsevät sisäosastoille lauantaina klo 8.00 ja sunnuntaina klo 9.00.
Messuille saapuvat tavaralähetykset on merkittävä yrityksen nimellä, osaston numerolla sekä messutapahtuman nimellä. Messuille saapuvia tavaralähetyksiä voidaan ottaa vastaan erikseen sovittavalla tavalla. Messujärjestäjä ei voi kuitata tavaraa vastaanotetuksi näytteilleasettajan puolesta eikä vastaa tavaroiden purkamisesta, säilytyksestä eikä niiden toimittamisesta messujen jälkeen.
Muilta osin noudatamme Keskisuomalainen Media Oy:n yleisiä messuehtoja.
YHTEYSTIEDOT
Järjestäjä: Keskisuomalainen Media Oy,
Osoite: Vanajantie 7, 13100 Hämeenlinna