Päijänne Media Oy:n yleiset messuosanottoehdot

1. NÄYTTEILLEASETTAJAT JA TUOTTEET

Näytteilleasettajina voivat olla:

a) Osallistumiskutsussa mainittujen tuotteiden valmistajat, tuottajat tai heidän valtuuttamansa edustajat
b) Edellä mainittujen toiminimien yhteisosastot ja alan tiedotusosastot
c) Julkiset hallinnon laitokset, järjestöt, seurat ja kaupungit sekä kunnat
d) Yksityiset henkilöt

Ainoastaan ne tuotteet, jotka on mainittu ilmoittauduttaessa ja jotka järjestäjä Päijänne Media Oy on hyväksynyt, saadaan asettaa näytteille. Järjestäjällä on oikeus poistaa muut näyttelyesineet sekä sellaiset tuotteet, jotka voivat olla vaaraksi tai häiriöksi toisille näytteilleasettajille ja yleisölle. Näyttelyosastossa saadaan mainita, muu kuin näytteilleasettajan, hänen päämiestensä ja edustajien toiminimi vain järjestäjän suostumuksella. Näytteilleasettaja saa jakaa osastollaan vain omien tuotteittensa esitteitä. Järjestäjällä on oikeus rajoittaa näyttelyosaston kokoa tai hylätä ilmoittautuminen syytä tähän ilmoittamatta. Näytteille asetettuja tuotteita ei saa messujen aikana viedä pois osastolta.

2. ILMOITTAUTUMINEN JA NÄYTTELYSOPIMUS

Sitova näyttelytilavaraus tehdään järjestäjän vahvistamalla ilmoittautumislomakkeella. Järjestäjä hyväksyy ilmoittautumisen vahvistamalla osastonumeron ja hinnan näytteilleasettajalle sähköpostiviestillä. Näytteilleasettajalla on oikeus peruuttaa osallistumisensa 14 vrk kuluessa järjestäjän lähettämän sähköpostivahvistuksen päiväyksestä. Mikäli paikka peruutetaan myöhemmin kuin 14 vrk, veloitetaan 60 € (+ alv 25,5 %) toimistokulu (tai mahdollisesti jo maksettu paikkavuokra palautetaan tällä toimistokululla vähennettynä). Mikäli peruutus tapahtuu tapahtuman viikolla, kaikki maksut peritään täysimääräisinä. Viimehetken hyväksytty varaus tullaan peruutustapauksissa aina veloittamaan täysimääräisenä. Mikäli varausten yhteismäärä täyttää käytettävissä olevat näyttelytilat ennen ilmoittautumisajan päättymistä, jaetaan tilat ilmoittautumisjärjestyksessä. Näytteilleasettaja ei ole ilman järjestäjän kirjallista lupaa oikeutettu vuokraamaan tai luovuttamaan edelleen osastoaan tai sen osaa. Järjestäjä varaa itselleen oikeuden messukokonaisuuden kannalta välttämättömiksi katsomiinsa näyttelykarttojen muutoksiin messujen valmisteluaikana. Järjestäjä on varannut näytteilleasettajien käyttöön tietyt parkkialueet varsinaisten messupäivien ajaksi. Ajo-ohjeet näille alueille ja näytteilleasettajien pysäköintiin oikeuttavat parkkiliput näytteilleasettajat voivat noutaa ilmoittautumispisteestä ja messuinfosta messujen aikana. Järjestäjä ei voi luvata että kaikkien näytteilleasettajien autot mahtuvat näille alueille.

3. OSALLISTUMISEN PERUUNTUMINEN

Osaston käyttöoikeus palautuu järjestäjälle ellei paikanvuokraa suoriteta määräaikana. Sopimuksen näin tai muulla tavoin näytteilleasettajan syystä purkautuessa järjestäjä perii jo erääntyneet maksut.

4. NÄYTTEILLEASETTAMINEN JA OSASTOJEN RAKENTAMINEN

Messuille saapuvat tavaralähetykset on merkittävä yrityksen nimellä, osaston numerolla sekä messutapahtuman nimellä. Messuille saapuvia tavaralähetyksiä voidaan ottaa vastaan ainoastaan erikseen sovittavan ajankohtana. Messujärjestäjä ei voi kuitata tavaraa vastaanotetuksi näytteilleasettajan puolesta eikä vastaa tavaroiden purkamisesta, säilytyksestä eikä niiden edelleen toimittamisesta messujen jälkeen. Näytteilleasettaja, jonka nimissä osasto on varattu, vastaa viime kädessä oman osastonsa järjestäjälle aiheuttamista kustannuksista. Näytteilleasettaja vastaa oman osastonsa pystyttämisestä ja somistamisesta. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta mainostaa tuotteitaan oman osastonsa rajojen ulkopuolella. Järjestäjällä on oikeus puuttua osaston rakentamiseen ja somistamiseen, mikäli järjestäjä ei ole etukäteen hyväksynyt niiden suunnitelmia. Mikäli näytteilleasettaja pystyttää seiniä, banderolleja ym. rakenteita max. 250 cm, joiden ulkopuoliset pinnat näkyvät naapuriosastoihin tai käytäviin, hänen on huolehdittava myös niiden siistimisestä (esim. vuoraus, maalaus tms.) Eivätkä ne saa aiheuttaa haittaa tai näkyvyys estettä muille näytteilleasettajille. Mikäli osastoon rakennetaan lattia, jonka korkeus hallin lattiasta ylittää 12 cm, osaston avoimet sivut on porrastettava tai rakennettava niiden kaide tai muu suoja. Väliseinien korkeuden (max. 250 cm) ylittävä rakenne, somistus tai näyttelyesine, jonka sijoittamiselle on saatu lupa, on pidettävä vähintään 1 m:n etäisyydellä naapuriosaston rajasta. Yli 1000 kg painavien näyttelyesineiden paino/m² on ilmoitettava etukäteen messujärjestäjälle. Kaikenlainen kiinnittäminen sisätilojen katto-, pilari-, seinä- ja lattiarakenteisiin on kielletty. Näytteilleasettaja on vastuussa messurakennuksille tai messualueelle mahdollisista aiheuttamistaan vahingoista. Kaksikerroksisten näyttelyrakennelmien pystyttämiseen on saatava järjestäjän ja viranomaisen ennakkolupa. Suunnitelmat tällaisista osastoista on esitettävä järjestäjälle kolmena kappaleena 30 päivää ennen ao. messujen alkamista. Toisen kerroksen pinta-alasta veloitetaan neliömetriltä 50% lattiatilan neliövuokrasta. Ilmoitetuista rakennus- ja purkuajoista poikkeamat veloitetaan messurakentajalta 100 €/tunti/osasto.

5. SÄHKÖVIRTA JA -TYÖ, DATALIITTYMÄ

Järjestäjä vastaa alueen yleisvalaistuksesta. Jakelujännite messualueella on 400/230 v, 50 Hz. Näytteilleasettaja tilaa järjestäjältä osastovarauksensa yhteydessä osastossaan tarvitsemansa sähkövirran samoin kuin näyttelytilan vaatimat asennustyöt. Väärien tietojen antaja on velvollinen korvaamaan sulake- ym. vauriot. Omien jatkojohtojen käyttäminen on sallittu kuntotarkistamisen jälkeen. Varomaton halogeenivalaisimien käyttäminen saattaa aiheuttaa palovaaran. Näytteilleasettaja tilaa tarvitessaan dataliittymän omalla kustannuksellaan. Jakelusähkön sähköasennuksista vastaa järjestäjän valitsema sähköasennusliike. Päijänne Media Oy veloittaa tilatun osastosähkön osastolaskun yhteydessä. Ulkomaisten sähkötarvikkeiden tulee täyttää suomessa voimassa olevat määräykset. Verkostoon liittämisen ja erottamisen suorittaa aina järjestäjän valitsema sähköasennusliike. Järjestäjä ei vastaa näytteilleasettajien sähkötarvikkeiden häviämisestä tai rikkoontumisesta.

6. VESI, VIEMÄRI JA PAINEILMA

Veden, viemärin ja paineilman tarpeesta on mainittava jo ilmoittautumisen yhteydessä. Mahdollisista vesi- ja viemäritöistä, vedenkulutuksesta sekä paineilmasta aiheutuvat kustannukset maksaa näytteilleasettaja.

7. PALO- JA MUU TURVALLISUUS

Paloturvallisuus

Paloturvallisuuden suhteen on noudatettava yleisiä voimassa olevia asetuksia ja messualueen paloturvallisuusohjeita. Sisätiloissa käytettävien materiaalien on oltava palosuojattuja. Paloturvallisuutta mahdollisesti vaarantavien laitteiden esittelyyn on saatava paloviranomaisten ennakkolupa.

Kaasupullot

Näytteilleasettajien tarvitsemat kaasupullot on ilmoitettava ilmoittautumisen yhteydessä. Järjestäjä vastaa kaasupulloilmoituksesta paloviranomaiselle.

Työturvallisuus

Esityksissä, työnäytöksissä tms. sekä esiteltäessä koneita ja muita teknisiä välineitä on noudatettava työturvallisuuslain ja asetuksia.

Tupakointi

Tupakointi (ml. sähkötupakat) sisätiloissa on kielletty. Tupakointi on sallittu ainoastaan erikseen merkatuilla paikoilla.

Avotuli

Avotulen käyttö tapahtuman sisätiloissa on kielletty. Avotuleksi katsotaan tilanne, jossa tuli tai liekki palaa laitteen ulkopuolella kuten esim. kaasuliedet, keittimet, öljylamput, kynttilät tai vastaavat. Järjestäjä voi myöntää poikkeusluvan, mikäli turvallisuusehtojen katsotaan täyttyvän. Näyttelytiloissa ei ole rakentamisaikaista vakituista tulityöpaikkaa. Ulkotiloissa käytettävästä avotulesta on sovittava järjestäjän kanssa erikseen. Tulityöntekijältä vaaditaan tulityökortti. Tulitöiden osalta noudatetaan tulityön suojeluohjeita.

Eläimet tapahtumassa

Eläinten tuominen tapahtumaan edellyttää aina ennakkoilmoitusta järjestäjälle sekä järjestäjän suostumusta. Näytteilleasettaja vastaa eläimiin kohdistuvista viranomaismääräyksistä sekä eläinten turvallisesta ja asianmukaisesta esittelystä sekä yleisöön että eläimiin nähden. Eläinten tulee olla yleisötapahtumiin soveltuvia ja tottuneita. Kuljetettaessa eläimiä näyttelytiloissa on järjestelyistä sovittava ennakkoon järjestäjän kanssa.

8. VARTIOINTI

Järjestäjä vastaa palovartioinnista ja yleisestä järjestyksestä messualueella, mutta ei sen sijaan tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta. (Ulkoalueella yö-vartiointi tapahtuman aukioloaikojen ulkopuolella)

9. VAKUUTUKSET

Järjestäjä on ottanut vastuuvakuutuksen sen vahingonkorvausvelvollisuuden varalta, joka sille voimassa olevan oikeuden mukaan voi syntyä oman henkilökuntansa toimenpiteistä tai sen kunnossapitovastuulla olevista laitteista kolmannelle aiheutuneista vahingoista. Näytteilleasettajalle muuten aiheutuneista vahingoista tai näytteilleasettajan itse aiheuttamista vahingoista ei järjestäjä ole vastuussa. Vastaavassa näyttelyasettaja on velvollinen omalla kustannuksellaan ottamaan ja voimassa pitämään oman vahingonkorvausvelvollisuutensa varalta vastuuvakuutuksen. Näytteilleasettaja on pyynnöstä velvollinen osoittamaan vastuuvakuutuksen laajuuden ja laadun. Muutoin näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeellisiksi katsomista varkaus-, palo- tai muista vakuutuksista.

10. HAVAINTOESITYKSET

Audiovisuaalisten laitteiden ja musiikkivälineiden käyttöön samoin kuin havaintoesityksen järjestämiseen on saatava järjestäjän kirjallinen lupa. TEOSTO ja Gramex perivät tekijänoikeuslain edellyttämän palkkion messuosastoissa esitettävästä musiikista. Havaintoesitykset eivät saa häiritä naapuriosastoja. Äänen voimakkuutta osastolla valvotaan ja häiriötä aiheuttavat esitykset keskeytetään. Paljon yleisöä kerääville havaintoesityksille ja niiden yleisölle on varattava niille soveltuva tila.

11. RAKENNUS- JA PURKUTYÖT + NÄYTTEILLEASETTAJIEN PYSÄKÖINTI

Osastojen rakentamis- ja purkutöiden aikana alueella ei ole valvontaa. Näytteilleasettajat vastaavat itse omista tavaroistaan ja niiden valvonnasta rakennus- ja purkutöiden aikana. Näytteilleasettaja vastaa että osasto (teltta) on kiinnitetty tai riittävillä painoilla varustettu siten, että siitä ei missään olosuhteissa aiheudu vaaraa. Yli 1000 kg painavien näyttelyesineiden paino/m2 on ilmoitettava etukäteen järjestäjälle. Kaikenlainen kiinnittäminen sisätilojen katto-, pilari-, seinä- ja lattiarakenteisiin on kielletty. Messuosastot tulee rakentaa valmiiksi perjantaina klo 12.00-20.00 välisenä aikana. Messuosastojen purkamisen saa aloittaa sunnuntaina klo 16.00. Autoja ei saa liikutella messualueella messujen aukioloaikana. Nurmikoille ei saa pysäköidä autoja. Sisäosastot puretaan sunnuntaina välittömästi messujen päätyttyä. Näytteilleasettajien tavarat on poistettava messualueelta sunnuntai-iltana klo 20.00 mennessä. Osastot on luovutettava haltuunottokunnossa. Kaikki jätteet on toimitettava jäteastioihin. ks. Puhtaanapito.

12. PUHTAANAPITO

Järjestäjä huolehtii tapahtuman sisä- ja ulkoalueiden yleisten tilojen puhtaanpidosta. Näytteilleasettaja, jonka tuote-esittely tai myynti tuottaa jätteitä, on velvollinen huolehtimaan oman alueensa ja lähiympäristön siisteydestä sekä lajittelemisesta. Näytteilleasettaja on velvollinen huolehtimaan näyttelyosastonsa siivouksesta näyttelyosastonsa purkamisen jälkeen. Järjestäjä vastaa tarvittavien roska astioiden hankinnasta (bio- rasva- kartonki ja sekajäte astiat). Mahdollisesta jälkisiivouksesta vastaa näytteilleasettaja (lajittelu).

13. LUETTELOTIEDOT

Näytteilleasettajan nimi ja esiteltävä tuote/palvelu julkaistaan maksutta aakkosellisessa näytteilleasettajaluettelossa Kaupunkiuutisien Joulumarkkina-liitteessä sekä Joulumarkkinoiden kotisivuilla. Tiedot julkaistaan ainoastaan suomeksi. Tapahtuman järjestäjä ei vastaa mahdollisista virheistä näyttelyluetteloissa ja muissa painotuotteissa.

14. TIETOJEN KÄSITTELY JA TIETOSUOJA

Järjestäjällä on oikeus käyttää yhteystietoja tietosuojalainsäädäntöä noudattaen, sekä käyttää yhteystietoja Päijänne Media Oy:n myynnissä ja markkinoinnissa. Näytteilleasettaja vastaa järjestäjälle ilmoittamiensa henkilötietojen oikeellisuudesta tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

15. YLEISET MÄÄRÄYKSET

Ilmaislehtien levittäminen ja jakelu tapahtumanalueella ja sen välittämässä läheisyydessä on kielletty. Järjestäjä pidättää itselleen oikeuden tapahtuman peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan ellei niitä voittamattomien esteiden (Force Majeure) vuoksi voida toimeenpanna ilmoitettuna aikana. Suomenkielisiä osanottoehtoja pidetään perustana mahdollisia tulkintatapauksia käsiteltäessä. Suoritus- ja lainkäyttöpaikkana pidetään molemminpuolisesti Hämeenlinnan kaupunkia. Osallistumalla Päijänne Media Oy:n järjestämään tapahtumaan näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan näitä osanottoehtoja sekä erillisiä tapahtuman osanottoehtoja.

16. YHTEYSTIEDOT

Osoite: Järjestäjä: Päijänne Media Oy, Vanajantie 7, 13100 Hämeenlinna